Εμπορική Διαχείριση

ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ

Η διδασκαλία που ακολουθεί, στηρίζεται στην ύλη του μαθήματος Μηχανογραφημένη λογιστική των ΕΠΑΛ / ΕΠΑΣ και των ΙΕΚ. Ως στόχο της έχει να αποτελέσει ένα σημείο αναφοράς για τους σπουδαστές, ώστε να εμπεδώσουν καλύτερα την ύλη η οποία διδάσκεται στο εργαστήριο.

Ως εφαρμογή, έχει επιλεγεί το EuroFASMA της εταιρείας Singular Logic.

Το EuroFASMA, παρότι παλιά εφαρμογή, εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ακόμη και σήμερα, σε αρκετές επιχειρήσεις και μικρά ή μεσαία λογιστικά γραφεία. Πέρα από αυτό, είναι η εφαρμογή η οποία χρηιμοποιείται κατά κόρον σε εργαστήρια Σχολείων και Σχολών, μιας και η Singular Logic, το χορηγεί δωρεάν για εκπαιδευτικούς σκοπούς.

Το EuroFASMA, διακρίνεται για την αυξημένη και εξελιγμένη παραμετρικότητά του, αλλά και από την ευελιξία του να εξυπηρετεί τις εξειδικευμένες δραστηριότητες της Ελληνικής επιχείρησης.

Οι τεχνολογίες που παρουσιάζονται στα κεφάλαια των σημειώσεων που ακολουθούν, αποτελούν κατοχυρωμένα πνευματικά δικαιώματα της Singular Logic. Ο γράφων δηλώνει ανεπιφύλακτα ότι δεν αποσκοπεί σε κανένα οικονομικό όφελος από την παρακάτω παρουσίαση και ότι όλα όσα περιγράφονται σε αυτή τοχεύουν αποκλειστικά και μόνο στην καλύτερη εξυπηρέτηση των σπουδαστών / μαθητών και των λοιπών ενδιαφερομένων.

Ζαχαρίας Μ. Κοντοπόδης
Καθηγητής Πληροφορικής / Μηχανογραφημένης Λογιστικής

■

Γίνεται η η μηχανογραφική παρακολούθηση και έκδοση των παραστατικών (Τιμολογίων, Δελτίων Αποστολής κτλ)

■

Παρακολουθούνται οι αγορές σε όλα τους τα στάδια.

■

Παρακολουθούνται όλα τα αγαθά (είδη) τα οποία υπάρχουν σε όλους τους αποθηκευτικούς χώρους, μιας και το EuroFASMA, υποστηρίζει περισσότερες από μία αποθήκες.

■

Παρακολουθούνται οι χρεωπιστώσεις πελατών, προμηθευτών αλλά και των υπολοίπων λογαριασμών.

■

Παρακολουθείται όλο το κύκλωμα αξιογράφων (ειπρακτέων και πληρωτέων).

■

Δημιουργείται και παρακολουθείται το οργανόγραμμα πωλητών / εισπρτακτόρων, καθώς και τα bonuses.

■

Υποστηρίζεται πλήρης και εξελιγμένη "γέφυρα" σύνδεσης με τις εφαρμογές τήρησης λογιστικών βιβλίων (απλογραφικών ή διπλογραφικών), με αποτέλεσμα την άμεση ενημέρωσή τους, μέσω προσωρινών ή οριστικών εγγραφών.

Οι λειτουργίες της Εμπορικής Διαχείρισης, θα μπορούσαμε να πούμε ότι διαιρούνται σε δύο βασικές κατηγορίες. Σε αυτές που εκτελούνται μια φορά, μετά την δημιουργία μιας εταιρείας και στην αρχή της χρήσης (δημιουργία εταιρείας, καθορισμός μεγέθους αρχείων κτλ) και σε αυτές που εκτελούνται καθημερινά (καταχωρήσεις πελατών, αγορές, πωλήσεις, τιμολογήσεις κτλ)

Εισαγωγή

Η εφαρμογή της Εμπορικής Διαχείρισης, αποτελεί, ένα από τα βασικά δομικά συστατικά στοιχεία της σουίτας EuroFASMA. Απευθύνεται σε επιχειρήσεις που επιθυμούν να καλύψουν μηχανογραφικά όλο το κύκλωμα των εμπορικών δραστηριοτήτων τους και εξυπηρετεί όλες τις ανάγκες και ιδιομορφίες τους.

Συνήθως συναντάται σε εμπορικές επιχειρήσεις, οι οποίες διαθέτουν αποθήκη και πωλούν αγαθά, αλλά και σε βιομηχανικές ή βιοτεχνικές οι οποίες αγοράζουν πρώτες ύλες και τις μεταποιούν σε έτοιμα προϊόντα.

Πιό συγκεκριμένα με την εφαρμογή της Εμπορικής Διαχείρισης :

Δημιουργία και επιλογή εταιρείας

Για να δημιουργήσουμε νέα εταιρεία επιλέγουμε «Δημιουργία Εταιρίας» και στη συνέχεια αποδίδουμε ένα ακέραιο αριθμό ο οποίος πλέον θα αποτελεί και τον κωδικό της εταιρείας. Σημειώνεται ότι ο αριθμός αυτός θα πρέπει να είναι μοναδικός και να μην έχει αποδοθεί σε άλλη εταιρεία.

Αφού εισάγουμε τα επιθυμητά στοιχεία της εταιρείας, πατάμε F10, για αποθήκευση των στοιχείων.
Τα στοιχεία της εταιρείας μπορούμε να τα δούμε (και να τα τροποποιήσουμε) από την επιλογή :

Βοηθητικά -> Εργασίες Παραμέτρων -> Γενικά στοιχεία Εταιρίας.

Στη συνέχεια επιλέγουμε την εταιρεία, είτε με τον κωδικό της, είτε πατώντας F7, όπου και εμφανίζεται μια λίστα με τις διαθέσιμες εταιρείες.

Δημιουργία Αρχείων

Σε πρώτη φάση πρέπει να δημιουργηθούν τα αρχεία της εφαρμογής. Σε αυτό το στάδιο, αποδίδουμε και το μέγιστο πλήθος των εγγραφών για κάθε αρχείο. Η δημιουργία γίνεται από την επιλογή :

Βοηθητικά -> Εργασίες συντήρησης αρχείων -> Δημιουργία.

Τα μεγέθη αυτά μπορούν να αλλάξουν στη συνέχεια, από την επιλογή :

Βοηθητικά -> Εργασίες συντήρησης αρχείων -> Αλλαγή μεγέθους.

Η λίστα των αρχείων απαρτίζεται από 3 σελίδες, οι οποίες αλλάζουν με το πλήκτρο Page Down (PgDn).
Σε κάθε αρχείο αποδίδουμε 100 εγγραφές, χωρίς όμως αυτό να είναι απαραίτητο. Συνήθως βάζουμε 100, για να έχουμε ένα περιθώριο άνετης εργασίας, χωρίς να χρειάζεται συνέχεια να αλλάζουμε τα μεγέθη των αρχείων.
Παρατηρούμε επίσης, ότι τα μεγέθη κάποιων αρχείων είναι δεσμευμένα και δεν αλλάζουν. Αυτά τα αφήνουμε όπως έχουν.
Τέλος πατάμε F10, για να αποθηκεύσουμε τα μεγέθη των αρχείων

Μόλις πατήσουμε F10, το σύστημα μας ζητά να ορίσουμε τις περιόδους της χρήσης (εφόσον δεν το έχουμε κάνει ακόμη). Παρατηρούμε ότι εάν ορίσουμε ως ημερομηνία απογραφής την τελευταία ημέρα του προηγούμενου έτους, τότε αυτόματα οι ημερομηνίες της τρέχουσας χρήσης ορίζονται αυτόματα (μηνιαία κατανομή).

Πατάμε F10 και τα αρχεία (και οι περίοδοι) δημιουργούνται αυτόματα.

Καθορισμός και διαχείριση νομισμάτων

Σε πρώτη φάση καθορίζουμε την ισοτιμία Δραχμής - Ευρώ, από την επιλογή :

Βοηθητικά -> Εργασίες Παραμέτρων -> Στοιχεία Ευρώ

Υπενθυμίζεται ότι η ισοτιμία είναι 1€ = 340,75Δρχ, ενώ η ημερομηνία ισχύος ήταν η 1/1/2002. Επίσης καθορίζουμε ότι οι αξίες σε Ευρώ, θα έχουν 2 δεκαδικά ψηφία.
Τέλος πατάμε F10, για να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές.

Στη συνέχεια παραμετροποιούμε το αρχείο νομισμάτων από την επιλογή :

Βοηθητικά -> Αρχείο Νομισμάτων

Επισημαίνουμε ότι :

i.Το Εθνικό Νόμισμα είναι η Δραχμή και για αυτό το λόγο, βάζουμε την παράμετρο Ν, στην επιλογή ΕΘΝ.
ii.Το Νόμισμα Ευρώ είναι το EUR (ή όπως ονομάσουμε εμείς το Ευρώ) και για αυτό το λόγο, βάζουμε την παράμετρο Ν στην επιλογή EUR (ενώ αντίστοιχα, βάζουμε Ο στην επιλογή ΕΘΝ).
iii.Θέτουμε τα δεκαδικά στα 2 ψηφία.
iv.Ορίζουμε την ισοτιμία αγορών/πωλήσεων στο 340,75 και την ημερομηνία ισχύος στο 31/12/01. Η Δραχμή είναι νόμισμα της ΟΝΕ.
v.Ομοίως μπορούμε να εισάγουμε όποιο άλλο νόμισμα εμείς επιθυμούμε.

Πατάμε F10, για να καταχωρηθούν οι αλλαγές στο αρχείο νομισμάτων.
Στη συνέχεια καθορίζουμε ως Νόμισμα Βιβλίων το Ευρώ.

Ενώ στην πορεία καθορίζουμε το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων, τόσο για τις ποσότητες, όσο και για τις αξίες.

Πατάμε Enter για να καταχωρηθούν τα δεκαδικά, F10 για να αποθηκευτούν οι αλλαγές στο αρχείο Νομισμάτων και ξανά Enter για να επιστρέψουμε στο μενού.
Μια ακόμη εργασία που πρέπει να γίνει, όσον αφορά τα νομίσματα των βιβλίων είναι να οριστεί το Νόμισμα που χρησιμοποιεί η κάθε Χώρα (από αυτές με τις οποίες συναλλάσσεται η εταιρεία και με δεδομένο ότι σίγουρα συναλλάσσεται με την Ελλάδα).
Αυτό γίνεται από την επιλογή :
Βοηθητικά / Εργασίες Πινάκων / Μεταβολές Παραμέτρων
Στην επιλογή αυτή πατάμε 02 (που είναι ο κατάλογος των Χωρών) ή πατάμε F7, για να βρούμε τον πίνακα των Χωρών.

Για να αλλάξουμε το Νόμισμα (από 1 - Δραχμή, σε 2 - Ευρώ) ακολουθούμε την παρακάτω διαδικασία :

i.Γυρνάμε το πληκτρολόγιο στα Ελληνικά (συνήθως αριστερό Alt και δεξί Shift).
ii.Στο σημείο που βρίσκεται ο δρομέας (στον πρώτο χαρακτήρα της ονομασίας της Χώρας), πατάμε ένα κεφαλαίο Ελληνικό Έψιλον (Ε).
iii.Στη συνέχεια με τα βελάκια του πληκτρολογίου πηγαίνουμε στο Νόμισμα και από 1 το μετατρέπουμε σε 2.

Πατάμε Enter, για να φύγουμε από τη γραμμή της τρέχουσας Χώρας.
Με την ίδια λογική προσθέτουμε και άλλες Χώρες, εάν το επιθυμούμε.
Πατάμε F10, για να αποθηκεύσουμε το αρχείο Χωρών.
Πατάμε Esc για να επιστρέψουμε στο κεντρικό περιβάλλον εργασίας της Εμπορικής διαχείρισης.

Κατηγορίες Φ.Π.Α.

Μπορούμε να ορίσουμε τις κατηγορίες ΦΠΑ, από την επιλογή :

Βοηθητικά -> Εργασίες Πινάκων -> Μεταβολές παραμέτρων -> 01. Κατηγορίες ΦΠΑ

Παρατηρούμε ότι οι κατηγορίες ΦΠΑ, έρχονται και αυτές σε μορφή πίνακα. Μπορούμε να καθορίσουμε τις κατηγορίες με την ίδια λογική που καθορίσαμε και το νόμισμα στις Χώρες.

Υπενθυμίζεται ότι οι κανονικές κατηγορίες ΦΠΑ είναι 23%, 13% και 6,5%, ενώ ισχύουν και μειωμένοι συντελεστές για τα Νησιά του Αιγαίου πλην Κρήτης (Λέσβος, Χίος, Σάμος, Δωδεκάνησα, Κυκλάδες, Θάσο, Σαμοθράκη, Βόρειες Σποράδες και Σκύρος), ήτοι 16%, 9% και 5%.
Αφού καταχωρίσουμε τους συντελεστές ΦΠΑ, καθορίζουμε και ποιος αριθμός (κωδικός) αντιστοιχεί στο εκάστοτε μειωμένο (πχ ο συντελεστής με κωδικό 4 αποτελεί τον μειωμένο συντελεστή του 23%).

Τέλος πατάμε F10, για να καταχωρίσουμε τις αλλαγές στον πίνακα των κατηγοριών ΦΠΑ.

Κατάλογος Τραπεζών

Μπορούμε να καθορίσουμε τις τράπεζες με τις οποίες η επιχείρηση συνεργάζεται από την επιλογή :

Βοηθητικά -> Εργασίες Πινάκων -> Μεταβολές παραμέτρων -> 52. Κατάλογος τραπεζών

Ομοίως με τις προηγούμενες περιπτώσεις καταχωρούμε τις τράπεζες που επιθυμούμε.

Πατάμε F10, για να καταχωρηθούν οι εγγραφές στον πίνακα τραπεζών.

Παρατηρούμε ότι το σύστημα, ήδη έχει κάποιες τράπεζες καταχωρημένες, τις οποίες εάν επιθυμούμε μπορούμε να τις αλλάξουμε γράφοντας επάνω τους. Σε αντίθετη περίπτωση, μπορούμε να προσθέσουμε όποιες τράπεζες εμείς θεωρούμε ότι χρειάζονται, δίνοντάς τους έναν κωδικό και ένα αριθμό λογαριασμού (συνήθως είναι ίδιοι).
Εννοείται ότι τράπεζες μπορούμε να προσθέσουμε, να αφαιρέσουμε ή να τροποποιήσουμε ανά πάσα στιγμή εντός της χρήσης.

Καθορισμός Κωδικού Λογαριασμών

Ο καθορισμός των κωδικών λογαριασμών δεν έχει κατ’ ανάγκη σχέση με το ΕΓΛΣ (θα μπορούσε να έχει, αλλά δεν είναι υποχρεωτικό).

Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να χωρίσει τον κωδικό σε τμήματα τα οποία σημαίνουν κάτι για αυτόν. Για παράδειγμα ένας κωδικός του τύπου : GR.ATH.001, μπορεί να σημαίνει ότι ο προμηθευτής αυτός είναι από την Ελλάδα, πιο συγκεκριμένα εδρεύει στην Αθήνα και έχει τον αύξοντα αριθμό 1.

Κατά βάση ως λογαριασμούς θεωρούμε τους πελάτες και τους προμηθευτές, οπότε, αν θέλαμε να ακολουθήσουμε το ΕΓΛΣ, θα μπορούσαμε να σχεδιάσουμε μια δομή κωδικού του τύπου 30.00.01 (ήτοι Πελάτης - Πελάτης εσωτερικού - Α/Α : 1), ή 50.01.02 (Προμηθευτής - Προμηθευτής εξωτερικού - Α/Α : 2) κτλ.

Για να μπορέσουμε να δημιουργήσουμε την μορφή των κωδικών λογαριασμών πάμε στην επιλογή :

Βοηθητικά -> Εργασίες Παραμέτρων -> Μορφή Κωδικών -> Κωδικός Λογαριασμών

Παρατηρούμε ότι το μέγιστο μήκος ενός κωδικού μπορεί να 12 ψηφία, τα οποία μπορεί να είναι αλφαριθμητικά (γράμματα και αριθμοί) ή αριθμητικά (μόνο αριθμοί). Ο κωδικός μπορεί να διαιρείται σε τμήματα, τα οποία θα διαχωρίζονται με κάποιον από τους χαρακτήρες (, . / -). Κάθε τμήμα μπορεί να έχει μια ονομασία ώστε να το ξεχωρίζει με ευκολία ο χρήστης.

Κάθε τμήμα ξεκινά από κάποιο ψηφίο του κωδικού (η αρίθμηση των ψηφίων φαίνεται κάτω από τη μορφή του κωδικού) και να είναι του τύπου Α (αλφαριθμητικό) ή 9 (αριθμητικό). Επίσης κάθε τμήμα δεσμεύει συγκεκριμένο αριθμό ψηφίων. Τα διαχωριστικά (συνήθως τελείες) δεσμεύουν και αυτά ψηφία από τον κωδικό.

Στο παραπάνω παράδειγμα, χωρίζουμε τον κωδικό μας σε 3 τμήματα (Χώρα, Πόλη και Αύξοντα Αριθμό).
Το τμήμα Χώρα ξεκινά από τη θέση 0 του κωδικού, καταλαμβάνει 3 ψηφία και είναι Αλφαριθμητικό.
Το τμήμα Πόλη ξεκινά από την 4η θέση (αυτό φαίνεται από την αρίθμηση των ψηφίων στη μορφή του κωδικού) και επίσης καταλαμβάνει 3 ψηφία και είναι αλφαριθμητικό.
Τέλος το τμήμα Α/Α ξεκινά από τη θέση 8 και καταλαμβάνει 4 ψηφία, ενώ δεν είναι αλφαριθμητικό (διότι είναι αριθμός).

Παρατηρούμε επίσης, ότι έχουμε επιλέξει αυτόματη αρίθμηση (βάλαμε Ν στην αντίστοιχη επιλογή), πράγμα που σημαίνει ότι κάθε λογαριασμός που καταχωρείται θα παίρνει αυτόματα και μια αύξουσα τιμή. Εάν δεν επιλέγαμε την αυτόματη αρίθμηση (βάζαμε Ο στην αντίστοιχη επιλογή), οι τιμές θα ελέγχονταν από το χρήστη.

Έτσι ένας κωδικός λογαριασμού θα μπορεί να έχει για παράδειγμα τη μορφή : GR.ATH.0001, ή IT.RO.0456.
Με το πλήκτρο F10, αποθηκεύουμε τις αλλαγές.

Καθορισμός Κωδικού Ειδών Αποθήκης

Για τον καθορισμό μορφής κωδικού ειδών αποθήκης, ισχύουν ακριβώς τα ίδια που ισχύουν και για τους κωδικούς λογαριασμών.
Για να δημιουργήσουμε μορφές κωδικών είδους πάμε στην επιλογή :

Βοηθητικά -> Εργασίες Παραμέτρων -> Μορφή Κωδικών -> Κωδικός Ειδών Αποθήκης

Είδη αποθήκης, συνήθως, θεωρούνται τα εμπορεύματα, τα προϊόντα, οι πρώτες και βοηθητικές ύλες, τα υλικά συσκευασίας κτλ.

Όπως και στους κωδικούς λογαριασμών, έτσι και στα είδη αποθήκης δεν είναι υποχρεωτικό από την εφαρμογή να ακολουθηθεί το ΕΓΛΣ (πάραυτα εάν το επιθυμούμε μπορούμε να το ακολουθήσουμε).

Με την παραπάνω λογική, μπορούμε να δημιουργήσουμε μια μορφή κωδικών ειδών η οποία θα μας δείχνει τον τύπο του είδους (Ε=εμπόρευμα, Π=προϊόν, Α=πρώτη ύλη, Β=βοηθητική ύλη, Υ=υλικό συσκευασίας, Α=άλλο), την χώρα προέλευσης του είδους (πχ GR, IT, US κτλ). Έτσι ένας κωδικός είδους θα μπορούσε να είναι ο Α.GR.001, ή ο Y.IT.230 κτλ.

Πατάμε F10, για να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές.

Αφού δοθεί ο κωδικός, συμπληρώνεται η επωνυμία και τα υπόλοιπα πεδία.
Στα παρακάτω πεδία μπορούμε να πατήσουμε F7, ώστε να επιλέξουμε από μια λίστα επιλογών την επιθυμητή τιμή.

- Καθ. ΚΕΠΥΟ
- Δ.Ο.Υ.
- Χώρα
- Καθ. ΦΠΑ
- Νόμισμα
- Πωλητής
- Εισπράκτορας
- Πληρωμή
- Τράπεζα
- Επάγγελμα
- Κατηγορία
- Αποστολή

- Το Α.Φ.Μ. μπορεί να περάσει και ως λανθασμένο, αν και το σύστημα μας πληροφορεί για το γεγονός ότι ο αλγόριθμος του ΑΦΜ δεν επαληθεύεται.

- Η επιλογή Καθ. ΚΕΠΥΟ, αφορά το καθεστώς ΦΠΑ του εν λόγω πελάτη.

- Το πεδίο συσχέτιση χρησιμοποιείται για τον κωδικό συσχετισμού πελατών. Παρέχει τη δυνατότητα εμφάνισης συγκεντρωτικής εικόνας των συσχετισμένων πελατών. Εάν ο κωδικός συσχέτισης δεν είναι γνωστός, μπορούμε να τον αναζητήσουμε με F7. Εξορισμού το πεδίο αυτό έχει την τιμή του κωδικού του πελάτη (μη συσχετισμένο), την οποία μπορούμε να αλλάξουμε εάν το επιθυμούμε.
όΚαταχωρούμε τις αλλαγές πατώντας το πλήκτρο F10.

ΠΡΟΣΟΧΗ : Το πεδίο παρατηρήσεις, μπορεί να ξεκινάει με # ή !. Στην περίπτωση αυτή εμφανίζεται αυτόματα τη στιγμή της τιμολόγησης. Αν το πεδίο όμως ξεκινά με ! η τιμολόγηση απαγορεύεται.

Καταχώρηση Νέου Προμηθευτή

Για την εισαγωγή νέου προμηθευτή πάμε στην επιλογή :

Αρχεία -> Προμηθευτών -> Νέα εγγραφή

Ομοίως με τους πελάτες καταχωρούμε τον κωδικό προμηθευτή και τα υπόλοιπα επιθυμητά στοιχεία.

Παρατηρούμε ότι πάλι υπάρχουν πεδία τα οποία μπορούν να εξερευνηθούν με F7, ενώ το πεδίο Συσχέτιση αφορά και πάλι την ίδια λειτουργία. Ειδικά στο τελευταίο τμήμα της φόρμας, ορίζουμε στοιχεία που αφορούν τον προμηθευτή (όπως πχ ο αντιπρόσωπος της επιχείρησης με τον οποίο μιλάμε συνήθως κτλ) τα οποία μπορούν να εξερευνηθούν με F7.

Αφού ολοκληρωθεί η καταχώριση του νέου προμηθευτή, πατάμε F10, για να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές που προκαλέσαμε.

Καταχώρηση Νέου Είδους Αποθήκης

Για να εισάγουμε νέο είδος αποθήκης πάμε στην επιλογή :

Αρχεία -> Ειδών Αποθήκης -> Νέα εγγραφή

Ομοίως με τους πελάτες και τους προμηθευτές μπορούμε να πατήσουμε ? για να εμφανιστεί το πλαίσιο βοήθειας για την εισαγωγή του κωδικού.

Το παραπάνω είδος αποθήκης είναι Εμπόρευμα. Παρατηρούμε, ότι υπάρχουν πεδία τα οποία μπορούν να εξερευνηθούν με F7.
Στα πεδία Λογαριασμός Αγορών, Λογαριασμός Πωλήσεων κτλ, βάζουμε τους κωδικούς των αντίστοιχων λογαριασμών (αν αυτοί υπάρχουν) για σύνδεση με την γενική και αναλυτική λογιστική.

Από τις επιλογές Τύπος Είδους, Λογ. Χαρακτηρισμός και κατηγορία, μπορούμε να καθορίσουμε την φύση του είδους (αν αυτό είναι εμπόρευμα, προϊόν, πρώτη ύλη κτλ). Με τη λογική αυτή, μπορούμε να καταχωρήσουμε στην αποθήκη μας, ότι τύπου είδος επιθυμούμε (από εμπορεύματα έως και Γενικά Βιομηχανικά Έξοδα τα οποία ενδέχεται να χρειάζονται παρακολούθηση).

Πατάμε F10, για να καταχωρηθεί η εγγραφή.

Καταχώρηση Νέου Πελάτη

Για να καταχωρίσουμε νέο πελάτη πάμε στην επιλογή :

Αρχεία -> Πελατών -> Νέα εγγραφή

Θα πρέπει να δώσουμε νέο κωδικό πελάτη (ΠΡΟΣΟΧΗ, ο κωδικός δεν πρέπει να έχει δοθεί ήδη σε άλλο πελάτη). Είτε γράφουμε τον κωδικό με τη μορφή που έχουμε επιλέξει από την μορφή κωδικών (πχ GR.ATH.0001), είτε πατάμε το πλήκτρο ?, οπότε και εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου για την εισαγωγή νέου κωδικού, το οποίο και μας προσφέρει βοήθεια για τον τρόπο εισαγωγής.

Εισαγωγή Ποσοτήτων Ειδών από την Απογραφή

Αν πάμε στην επιλογή

Προβολές -> Ειδών αποθήκης

και πατήσουμε F7 στον κωδικό (ανεύρεση είδους), θα παρατηρήσουμε, ότι το είδος αποθήκης που εισάγαμε προηγουμένως, έχει μηδενικό υπόλοιπο.

Το ίδιο βεβαίως μπορούμε να δούμε και από την επιλογή Προβολές / Υπολοίπων ειδών.

Μπορούμε να εισάγουμε νέες ποσότητες ειδών στην αποθήκη είτε αγοράζοντάς τα, είτε εισάγοντάς τα από την απογραφή.
Για να εισάγουμε ποσότητες ειδών από την απογραφή, πάμε στην επιλογή :

Κινήσεις -> Κινήσεις Απογραφής -> Κινήσεις Απογραφής Αποθήκης -> Νέα Εγγραφή

Μπορούμε να αναζητήσουμε το είδος με F7 και να το επιλέξουμε.

Στη συνέχεια επιλέγουμε το παραστατικό (Απογραφή Εισαγωγή), την ποσότητα του είδους και την τιμή μονάδας εάν το επιθυμούμε και πατάμε F10 για καταχώρηση.

Εάν τώρα επιστρέψουμε στις προβολές, θα δούμε ότι το υπόλοιπο του συγκεκριμένου είδους έχει αλλάξει.

Ομοίως μπορούμε να αφαιρέσουμε ποσότητες από την αποθήκη για το συγκεκριμένο είδος, επιλέγοντας ως παραστατικό το Απογραφή (Εξαγωγή).

Πατάμε F10 για καταχώρηση των αλλαγών. Αν πάμε στις προβολές θα δούμε ότι η ποσότητα του συγκεκριμένου είδους έχει μειωθεί.

Εισαγωγή Ποσοτήτων Ειδών με Αγορά

Μπορούμε επίσης να εισάγουμε νέες ποσότητες ειδών στην αποθήκη αγοράζοντάς τα (και φυσικά εκδίδοντας τα προβλεπόμενα από το Νόμο παραστατικά). Για να το πετύχουμε αυτό πάμε στην επιλογή :

Κινήσεις -> Παραγγελιοδοσία - Κοστολόγηση Αγορών -> Νέα Εγγραφή

Στην επιλογή «Θέλετε έκδοση των παραστατικών;», πατάμε Όχι, σε περίπτωση που δεν θέλουμε να τυπωθούν τα παραστατικά στον εκτυπωτή (ή Ναι αντίστοιχα, αν θέλουμε να τυπωθούν).

Εάν πατήσουμε Όχι, τότε μια νέα επιλογή εμφανίζεται η οποία ρωτάει «Καταχώρηση Χειρόγραφων παραστατικών;». Πατάμε Ναι, ώστε τα παραστατικά να εκδοθούν χειρόγραφα και οι ποσότητες να περαστούν στην αποθήκη.

Επιλέγουμε τον τύπο του παραστατικού . Συνήθως αυτός είναι ΔΑ-Τιμολόγιο από Προμηθευτή, χωρίς όμως αυτό να είναι απαραίτητο (μπορεί να είναι παραγγελία ή κάτι άλλο).

Στις επιλογές «Ημερομηνία έκδοσης» και «Αριθμός παραστατικού» γράφουμε τα απαιτούμενα στοιχεία, προσέχοντας η ημερομηνία να είναι εντός των ορίων της χρήσης.

Στις επιλογές Προμηθευτής και Κωδικός Είδους μπορούμε να αναζητήσουμε τις τιμές με F7. Στην ποσότητα και την τιμή μονάδος συμπληρώνουμε τις επιθυμητές τιμές.

Παρατηρούμε, ότι στην παραπάνω εγγραφή μπορούμε να προσθέσουμε όσα είδη αποθήκης επιθυμούμε.

Πατάμε F10 για καταχώρηση των αλλαγών και εμφανίζεται η δεύτερη οθόνη, η οποία αφορά την παρακολούθηση της εξέλιξης της διαδικασίας ημερολογιακά (από προσφορά έως τιμολόγιο) καθώς και τις ποσότητες του ΦΠΑ και των λοιπών αξιακών επιβαρύνσεων.

Βλέπουμε ότι οι πληροφορίες αυτές αφορούν όλα τα είδη τα οποία συμπληρώθηκαν στο παραστατικό, ανεξαρτήτως κατηγορίας ΦΠΑ.

Πατάμε F10 και στην νέα οθόνη πατάμε πάλι F10 και η εγγραφή ολοκληρώνεται.
Αν τώρα μεταβούμε στις προβολές θα δούμε ότι το υπόλοιπο του είδους στην αποθήκη άλλαξε.

Εξαγωγή Ποσοτήτων Ειδών με Πώληση

Μπορούμε να αφαιρέσουμε (εξάγουμε) είδη από την αποθήκη πουλώντας τα. Εννοείται ότι μια τέτοια διαδικασία θα απαιτήσει την έκδοση κάποιου παραστατικού, το οποίο μπορούμε να εκδώσουμε είτε μηχανογραφικά (να το τυπώσουμε), είτε χειρόγραφα.

Για να το πετύχουμε αυτό πάμε στην επιλογή :

Κινήσεις -> Παραγγελίες - Τιμολόγηση Πωλήσεων -> Νέα Εγγραφή

Ομοίως με την προηγούμενη περίπτωση απαντάμε αν θέλουμε χειρόγραφη έκδοση ή εκτύπωση των παραστατικών στον εκτυπωτή.

Στη συνέχεια αφού δώσουμε τις απαραίτητες ημερομηνίες και τον αριθμό του παραστατικού (με τη λογική ότι έχουμε επιλέξει χειρόγραφη έκδοση), μπορούμε να αναζητήσουμε τον Πελάτη και τα είδη με F7.

Παρατηρούμε ότι η τιμή μονάδος συμπληρώνεται αυτόματα, ενώ παράλληλα ο χρήστης διατηρεί τη δυνατότητα να την αλλάξει.
Πατάμε F10, για να καταχωρηθεί το παραστατικό.

Μπορούμε να ελέγξουμε τα υπόλοιπα των ποσοτήτων των ειδών, για να διαπιστώσουμε ότι το συγκεκριμένο είδος στην αποθήκη έχει μειωθεί.

Προσφορές από Προμηθευτές / Μετασχηματισμοί Παραστατικών

Μπορούμε να καταχωρήσουμε τις προσφορές που μας δίνουν οι προμηθευτές ακολουθώντας την ίδια διαδικασία με τις αγορές, με τη διαφορά ότι ως παραστατικό επιλέγουμε την προσφορά προμηθευτή.

Πατάμε F10, για να καταχωρηθεί η προσφορά.

Παρατηρούμε ότι οι ποσότητες στην αποθήκη, δεν έχουν επηρεαστεί διότι, δεν έχει γίνει καμία κίνηση εισροής στην αποθήκη, αντιθέτως στην προκειμένη περίπτωση, έχουμε απλώς μια προσφορά από τον προμηθευτή η οποία ακόμη δεν έχει μετασχηματιστεί σε παραγγελία ή τελική αγορά.

Το παραστατικό της παραγγελίας μπορεί να μετασχηματιστεί από την επιλογή:

Κινήσεις -> Παραγγελιοδοσία-Κοστολόγηση αγορών -> Μετασχηματισμός

Επιλέγουμε να μην εκδοθούν τα παραστατικά (εκτός και αν θέλουμε να τα τυπώσουμε στον εκτυπωτή μας) και πατάμε F7, για να βρούμε τα παραστατικά που θα μετασχηματιστούν.

Θέτουμε ένα όριο για την αναζήτηση των παραστατικών (με κωδικό, μάσκα επωνυμίας ή ημερομηνία) και πατάμε F10. Επιλέγουμε το επιθυμητό παραστατικό και στη συνέχεια επιλέγουμε το παραστατικό στο οποίο θέλουμε να μετασχηματιστεί (Παραγγελία, Δελτίο Αποστολής, ΔΑ-Τιμολόγιο κτλ).

Η επιλογή επιτυγχάνεται με F7.

Εάν επιλεγεί Δελτίο Αποστολής, Τιμολόγιο ή ΔΑ-Τιμολόγιο, τότε σημαίνει ότι η προσφορά μετασχηματίστηκε σε αγορά και τα είδη θα πρέπει να αυξήσουν τις ποσότητες στην αποθήκη.

Πατάμε F10, για να καταχωρήσουμε τις αλλαγές. Μπορούμε να ελέγξουμε τα υπόλοιπα για να διαπιστώσουμε ότι όντως ο μετασχηματισμός έγινε με επιτυχία.

Χρεωπιστώσεις Πελατών / Προμηθευτών από την Απογραφή

Μπορούμε να χρεωπιστώσουμε τους πελάτες και τους προμηθευτές με την ίδια λογική που εισάγαμε ποσότητες στα είδη της αποθήκης.

Για να το πετύχουμε αυτό (για τους πελάτες) πάμε στην επιλογή :

Κινήσεις -> Κινήσεις Απογραφής -> Κινήσεις Απογραφής Πελατών -> Νέα Εγγραφή

Με F7, βρίσκουμε τον πελάτη και τον επιλέγουμε. Στο παραστατικό επιλέγουμε Χρέωση ή Πίστωση, δίνουμε τον αριθμό του παραστατικού και το ποσό και πατάμε F10 για καταχώρηση των αλλαγών.

Μπορούμε να δούμε τα υπόλοιπα του εν λόγω πελάτη από την επιλογή

Προβολές -> Πελατών

Επιλέγοντας τον επιθυμητό πελάτη με F7.

Ομοίως ισχύει και για την περίπτωση της πίστωσης καθώς και για τις περιπτώσεις χρεωπιστώσεις των προμηθευτών.

Εισπράξεις Πελατών / Πληρωμές Προμηθευτών

Μπορούμε να καταχωρήσουμε κινήσεις εισπράξεων πελατών και πληρωμών προμηθευτών από τις επιλογές :

Κινήσεις -> Εισπράξεις Πελατών
Κινήσεις -> Πληρωμές Προμηθευτών

Επιλέγουμε τον πελάτη τον οποίο αφορά η είσπραξη. Επιλέγουμε το επιθυμητό παραστατικό (παρατηρούμε ότι στη φόρμα, υπάρχουν πεδία τα οποία μπορούν να εξερευνηθούν με F7). Συμπληρώνουμε το ποσό.

Πατάμε F10, για καταχώρηση της εγγραφής.

Από τις προβολές υπολοίπων των πελατών, διαπιστώνουμε ότι όντως η εγγραφή πραγματοποιήθηκε με επιτυχία.

Ομοίως ισχύει και για τις πληρωμές προμηθευτών. Υπόψη ότι στην εμπορική διαχείριση οι πιστώσεις φαίνονται με αρνητικά ποσά. Ο λογαριασμός προμηθευτές (ως λογαριασμός του παθητικού), παρουσιάζει αρνητικά μέγιστα υπόλοιπα.

Διαχείριση Επιταγών

Έστω πελάτης με χρεωστικό υπόλοιπο 3.000€.

Ο ανωτέρω πελάτης, προς μερική εξόφληση του χρέους του, εκδίδει επιταγή ύψους 500€ στις 17/11/2014 με ημερομηνία 18/11/2014 την οποία και παραλαμβάνει η εταιρεία μας. Η επιταγή αυτή θα πρέπει να παρακολουθηθεί στα αξιόγραφα. Για τον λόγο αυτό πηγαίνουμε στην επιλογή

Αρχεία -> Αξιογράφων -> Νέα Εγγραφή.

Όσον αφορά την καταχώρηση της επιταγής στο αρχείο αξιογράφων, παρατηρούμε τα εξής :

i.Στην καταχώρηση τοποθετούμε την ημερομηνία όπου παρελήφθη η επιταγή.

ii.Στην λήξη καταχωρούμε την ημερομηνία έκδοσής της (σε περίπτωση μεταχρονολογημένης).

iii.Ο εκχωρητής δεν είναι απαραίτητο να είναι ίδιος με τον εκδότη (για την περίπτωση που η επιταγή οπισθογραφείται και μεταβιβάζεται).

iv.Τόσο η ομάδα λογαριασμών, όσο και ο κωδικός είναι εξερευνώμενα πεδία.

v.Τόσο ο εκχωρητής, όσο και ο εκδότης μπορούν να είναι μη παρακολουθούμενοι, με την έννοια ότι δεν είναι υποχρεωτικό να περιλαμβάνονται στα αρχεία πελατών ή προμηθευτών, αλλά οι τιμές τους μπορεί να τοποθετηθούν από τον χρήστη (σε αντίθετη περίπτωση τοποθετούνται αυτόματα).

vi.Η εγγραφή καταχωρείται με F10.

Στη συνέχεια καταχωρούμε την επιταγή στο πινάκιο αξιογράφων, από την επιλογή :

Κινήσεις -> Πινάκια Αξιογράφων -> Νέα Εγγραφή

Παρατηρούμε ότι :

i.Ο κωδικός κίνησης, ο κωδικός αξιογράφου κτλ είναι εξερευνώμενα πεδία.

ii.Η καταχώρηση γίνεται με F10.

Παρατηρούμε επίσης, στην επόμενη καρτέλα που εμφανίζεται, ότι το υπόλοιπο του πελάτη δεν μεταβάλλεται, διότι η επιταγή δεν έχει ακόμη εξοφληθεί.

Με F10, η εγγραφή ολοκληρώνεται.

Στη συνέχεια (στις 18/11/2014) και μόλις η επιταγή εξοφληθεί (εισπραχθεί), θα πρέπει η κίνηση να καταχωρηθεί. Αυτό γίνεται από την επιλογή :

Κινήσεις -> Κινήσεις Αξιογράφων -> Νέα Εγγραφή

Παρατηρούμε ότι :

i.Το πεδίο κωδικός είναι εξερευνώμενο πεδίο, μέσω του οποίου μπορούμε να επιλέξουμε το αξιόγραφο που θα κινηθεί.

ii.Το πεδίο κίνηση, επίσης είναι εξερευνώμενο και στη συγκεκριμένη περίπτωση επιλέγουμε 81 Εξόφληση Εισπρακτέου.

iii.Παρατηρούμε ότι το ποσό μπορεί να μεταβληθεί ώστε να γίνει μερική εξόφληση του αξιογράφου.

iv.Στην ημερομηνία τοποθετείται η ημερομηνία της εξόφλησης.

v.Η εγγραφή καταχωρείται με F10.

Επίσης παρατηρούμε ότι πλέον το υπόλοιπο του πελάτη έχει μεταβληθεί, λόγω της είσπραξης μέρους της οφειλής του μέσω της επιταγής.

Σημειώνεται ότι :

i.Η οποιαδήποτε επιπλέον κίνηση του αξιογράφου απαγορεύεται από το σύστημα.

ii.Ομοίως κινούνται και οι πληρωτέες επιταγές.

iii.Ομοίως κινούνται τα γραμμάτια (πληρωτέα και εισπρακτέα) καθώς και τα λοιπά αξιόγραφα (ή και χρεόγραφα).

Ανάλωση Πρώτων Υλών

Έστω είδος (πρώτη ύλη) στην αποθήκη με υπόλοιπο 950 μονάδες.

Είναι σύνηθες το φαινόμενο, να αναλώνονται πρώτες ύλες για την δημιουργία προϊόντων. Για να εξάγουμε είδη από την αποθήκη μας με την αιτιολογία της «Ανάλωσης», πάμε στην επιλογή :

Κινήσεις -> Λοιπές Κινήσεις Αποθήκης -> Νέα Εγγραφή

Παρατηρούμε ότι :

i.Ο κωδικός είδους και το παραστατικό είναι εξερευνώμενα πεδία.

ii.Στο παραστατικό επιλέγουμε «Αναλώσεις Α’ Υλών».

iii.Στην ποσότητα, τοποθετούμε την ποσότητα (σε μονάδες) του είδους που αναλώθηκε και ως εκ τούτου θα αφαιρεθεί από την αποθήκη μας.

iv.Πατάμε F10, για καταχώρηση της εγγραφής.

Ελέγχοντας το υπόλοιπο του είδους στην αποθήκη, αντιλαμβανόμαστε ότι αυτό έχει μειωθεί.

Παραγωγή Ετοίμων με Ταυτόχρονη Ανάλωση Α' Υλών

Έστω προϊόν το οποίο παράγεται από την επιχείρηση με περιγραφή «ΕΠΙΠΛΟ Η/Υ». Για την παραγωγή μιας μονάδας του ανωτέρω προϊόντος απαιτείται η ανάλωση των παρακάτω πρώτων υλών :

Βίδες 8mm -- 150 γραμμάρια
Κόλλα εποξική -- 100 γραμμάρια
Μελαμίνη 1Χ1 πάχους 8mm -- 1 τεμάχιο
Ράβδοι Αλουμινίου -- 2 τεμάχια

Μπορούμε να δημιουργήσουμε αντιστοιχία του προϊόντος με τις πρώτες ύλες (και τις ποσότητές τους) από την επιλογή :

Αρχεία -> Γκρούπ (Set) Ειδών -> Νέα Εγγραφή

Παρατηρούμε ότι :

i.Μπορούμε να καταχωρήσουμε πρώτες ύλες και βοηθητικά υλικά τα οποία χρησιμοποιούνται για την παραγωγή του ανωτέρω προϊόντος, έως και 3 σελίδες στην καρτέλα. Οι σελίδες αλλάζουν με PgDn.

ii.Θα πρέπει να θυμόμαστε την μονάδα μέτρησης της κάθε πρώτης ύλης (κιλά, τεμάχια κτλ) για να δώσουμε σωστή περιγραφή της αντιστοιχίας.

iii.Πατάμε F10, για καταχώρηση της εγγραφής.

Μπορούμε να ελέγξουμε τα υπόλοιπα των ειδών στην αποθήκη.

Στη συνέχεια και για να γίνει παραγωγή του προϊόντος πάμε στην επιλογή :

Κινήσεις -> Λοιπές Κινήσεις Αποθήκης -> Σύνθεση Set

Παρατηρούμε ότι :

i.Επιλέγουμε τελευταία τιμή κόστους και επιλεγμένη τιμή.

ii.Το πεδίο του κωδικού είναι εξερευνήσιμο και εμφανίζει τα σετ ειδών τα οποία θέλουμε να παραχθούν (θα πρέπει να έχουν δημιουργηθεί σετ).

iii.Επίσης τα πεδία Παρ. Εισαγ. Και Παρ. Εξαγωγ. είναι εξερευνήσιμα.

iv.Αποθηκεύουμε με F10.

Από τα υπόλοιπα ειδών παρατηρούμε ότι δημιουργήθηκαν 10 μονάδες ετοίμων και αναλώθηκαν οι αντίστοιχες μονάδες Πρώτων και Βοηθητικών Υλών.