Καθορισμός Κωδικού Λογαριασμών
Ο καθορισμός των κωδικών λογαριασμών δεν έχει κατ’ ανάγκη σχέση με το ΕΓΛΣ (θα μπορούσε να έχει, αλλά δεν είναι υποχρεωτικό).
Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να χωρίσει τον κωδικό σε τμήματα τα οποία σημαίνουν κάτι για αυτόν. Για παράδειγμα ένας κωδικός του τύπου : GR.ATH.001, μπορεί να σημαίνει ότι ο προμηθευτής αυτός είναι από την Ελλάδα, πιο συγκεκριμένα εδρεύει στην Αθήνα και έχει τον αύξοντα αριθμό 1.
Κατά βάση ως λογαριασμούς θεωρούμε τους πελάτες και τους προμηθευτές, οπότε, αν θέλαμε να ακολουθήσουμε το ΕΓΛΣ, θα μπορούσαμε να σχεδιάσουμε μια δομή κωδικού του τύπου 30.00.01 (ήτοι Πελάτης - Πελάτης εσωτερικού - Α/Α : 1), ή 50.01.02 (Προμηθευτής - Προμηθευτής εξωτερικού - Α/Α : 2) κτλ.
Για να μπορέσουμε να δημιουργήσουμε την μορφή των κωδικών λογαριασμών πάμε στην επιλογή :
Βοηθητικά -> Εργασίες Παραμέτρων -> Μορφή Κωδικών -> Κωδικός Λογαριασμών
Παρατηρούμε ότι το μέγιστο μήκος ενός κωδικού μπορεί να 12 ψηφία, τα οποία μπορεί να είναι αλφαριθμητικά (γράμματα και αριθμοί) ή αριθμητικά (μόνο αριθμοί). Ο κωδικός μπορεί να διαιρείται σε τμήματα, τα οποία θα διαχωρίζονται με κάποιον από τους χαρακτήρες (, . / -). Κάθε τμήμα μπορεί να έχει μια ονομασία ώστε να το ξεχωρίζει με ευκολία ο χρήστης.
Κάθε τμήμα ξεκινά από κάποιο ψηφίο του κωδικού (η αρίθμηση των ψηφίων φαίνεται κάτω από τη μορφή του κωδικού) και να είναι του τύπου Α (αλφαριθμητικό) ή 9 (αριθμητικό). Επίσης κάθε τμήμα δεσμεύει συγκεκριμένο αριθμό ψηφίων. Τα διαχωριστικά (συνήθως τελείες) δεσμεύουν και αυτά ψηφία από τον κωδικό.
Στο παραπάνω παράδειγμα, χωρίζουμε τον κωδικό μας σε 3 τμήματα (Χώρα, Πόλη και Αύξοντα Αριθμό).
Το τμήμα Χώρα ξεκινά από τη θέση 0 του κωδικού, καταλαμβάνει 3 ψηφία και είναι Αλφαριθμητικό.
Το τμήμα Πόλη ξεκινά από την 4η θέση (αυτό φαίνεται από την αρίθμηση των ψηφίων στη μορφή του κωδικού) και επίσης καταλαμβάνει 3 ψηφία και είναι αλφαριθμητικό.
Τέλος το τμήμα Α/Α ξεκινά από τη θέση 8 και καταλαμβάνει 4 ψηφία, ενώ δεν είναι αλφαριθμητικό (διότι είναι αριθμός).
Παρατηρούμε επίσης, ότι έχουμε επιλέξει αυτόματη αρίθμηση (βάλαμε Ν στην αντίστοιχη επιλογή), πράγμα που σημαίνει ότι κάθε λογαριασμός που καταχωρείται θα παίρνει αυτόματα και μια αύξουσα τιμή. Εάν δεν επιλέγαμε την αυτόματη αρίθμηση (βάζαμε Ο στην αντίστοιχη επιλογή), οι τιμές θα ελέγχονταν από το χρήστη.
Έτσι ένας κωδικός λογαριασμού θα μπορεί να έχει για παράδειγμα τη μορφή : GR.ATH.0001, ή IT.RO.0456.
Με το πλήκτρο F10, αποθηκεύουμε τις αλλαγές.
Καθορισμός Κωδικού Ειδών Αποθήκης
Για τον καθορισμό μορφής κωδικού ειδών αποθήκης, ισχύουν ακριβώς τα ίδια που ισχύουν και για τους κωδικούς λογαριασμών.
Για να δημιουργήσουμε μορφές κωδικών είδους πάμε στην επιλογή :
Βοηθητικά -> Εργασίες Παραμέτρων -> Μορφή Κωδικών -> Κωδικός Ειδών Αποθήκης
Είδη αποθήκης, συνήθως, θεωρούνται τα εμπορεύματα, τα προϊόντα, οι πρώτες και βοηθητικές ύλες, τα υλικά συσκευασίας κτλ.
Όπως και στους κωδικούς λογαριασμών, έτσι και στα είδη αποθήκης δεν είναι υποχρεωτικό από την εφαρμογή να ακολουθηθεί το ΕΓΛΣ (πάραυτα εάν το επιθυμούμε μπορούμε να το ακολουθήσουμε).
Με την παραπάνω λογική, μπορούμε να δημιουργήσουμε μια μορφή κωδικών ειδών η οποία θα μας δείχνει τον τύπο του είδους (Ε=εμπόρευμα, Π=προϊόν, Α=πρώτη ύλη, Β=βοηθητική ύλη, Υ=υλικό συσκευασίας, Α=άλλο), την χώρα προέλευσης του είδους (πχ GR, IT, US κτλ). Έτσι ένας κωδικός είδους θα μπορούσε να είναι ο Α.GR.001, ή ο Y.IT.230 κτλ.
Πατάμε F10, για να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές.